总部要看的库存总表，应该有哪些字段

总部说“把库存报上来”，往往收到的是六个文件：每个仓库一份，列名不同，单位不同，对“可用库存”的理解也各不相同。然后总得有人花上两个晚上，把它们一个个粘到一起。更好的办法是只商定一次：统一一张表的样子，所有仓库都按同样的方式填写。这篇文章就是要列出，这张表到底需要哪些内容。

每个仓库的每个 SKU 占一行

不要做每个仓库占一列的宽表，而要做一张长表：每个仓库里的每个 SKU 各占一行。比如有三个仓库、500 个 SKU，这张表最多有 1,500 行。

这样的排法看起来没那么直观，却是最好用的一种。您可以按任何一列筛选，几下点击就能做出数据透视表，增加第四个仓库时，表的结构完全不用改。

总部想回答哪些问题

要从问题倒推表格的设计。总部通常关心三件事：我们一共有多少库存，每个仓库各有多少，用数量和金额分别表示是多少；哪里的货放着不动；其中有多少是真正能卖的。您要求填写的每一个字段，都应该有助于回答其中的某一个问题。一个什么问题也回答不了的字段，仓库一定会随便填，因为没有人看得出它为什么重要。

这张表必须有的字段

• 取数日期和钟点，同一份报表的所有行都相同。
• 仓库代码。
• SKU，写法与商品主数据完全一致。
• 商品名称。
• 计量单位。
• 现有数量。
• 已预留或在途的数量。
• 单位成本，币种放在紧挨着的下一列。
• 库存金额，用公式计算，不要手工输入。

第一版有这九列就足够了。不要一上来就要求填四十列。字段名称也要统一：同一个意思只用一个名称，不要这个文件叫“库存”，那个文件叫“现存”。

以后值得补充的字段

基础表运转顺畅之后，下面这些是最有用的补充：

• 品类或商品分组
• 供应商
• 批次或到货日期
• 货位
• 条码
• 最近一次出入库日期
• 状态，比如良品、破损、退货、隔离

状态和最近出入库日期这两列，对总部尤其有价值，因为它们能显示出那些账面上有、实际上却卖不出去的库存。

合并各仓数据时的陷阱

大多数问题，都是文件合到一起之后才暴露的：

1. 单位不同。一个仓库按件算，另一个按箱算。
2. 取数时间不同，一个仓库报的是星期一的库存，另一个报的是星期三的。
3. SKU 写法不一致，同一件商品变成了两行。
4. 苏姆和美元混在同一个金额列里。
5. 一个文件里是空单元格，另一个文件里是 0。
6. 数字被存成了文本，数据透视表会直接忽略它们。
7. 有人赶时间，在公式上直接键入了合计数。

下面说说第一种陷阱是怎么咬人的。SKU B-0360 在总仓有 120 件，在市场仓位有 40 件，第三方仓库没有。但市场仓位是按每箱 10 件报的，所以它的文件里写的是 4。数据透视表把 120 和 4 加起来，报出 124，而不是 160。没有人发现，因为这个合计数看起来很合理。补救的办法不花一分钱：增加一列单位、一列每单位的件数，在汇总之前先用公式统一折算成件数。

最终文件由谁负责

在中心指定一个人，负责合并各个文件，把合计数与各仓库自己的数字核对，再把结果发给总部。每个仓库只对自己那一部分负责。再定一个节奏：每周同一天、同一钟点取数，每周的文件按日期存档。几周之后就可以对比不同时间的快照，看出哪些 SKU 在增加、在减少，哪些一直原地不动。

InventoryHub 交付盘点结果时也是这个思路：差异总表按 SKU 排列，另有分仓汇总和货位明细，数据按 SKU、仓库和货位整理好并附字段说明，总部可以直接筛选、汇总，不用重新录入。