多个仓库共用一张商品主数据表
几个仓库各用各的商品表，同一件商品就有几个名字。统一一张主数据表，规定哪些字段必填、谁能修改，是多仓数据对得上的基础。
向三个仓库各要一份商品清单，您会收到三个文件：列名不同、名称不同，其中几百件商品的编码也不同。大家都管它叫“那份清单”，但它并不是同一份清单。盘点把几个仓库合并时，清单之间的差别会被误当作库存的差异。建立一张共用的商品主数据表，解决的是原因，而不是症状。
主数据表里放什么
每个 SKU 一行，记录与仓库无关的商品信息：
- SKU 及其条码
- 团队使用的名称
- 计量单位和每箱件数
- 品类和供应商
- 重量和尺寸（如果用得到）
- 状态：在售、逐步淘汰或已停产
不属于这里的内容：数量、货位，以及各仓库之间不一样的任何东西。这些放在库存表里，库存表按 SKU 去查主数据表。
必填字段和简单的校验
先定好哪些字段绝不能为空：SKU、主名称、单位、每箱件数、品类、状态，以及条码，或者“待贴标”几个字。再加上一些简单的控制：
- 单位、品类和状态使用下拉列表，免得“件”“个”“pcs”同时存在。
- 用 COUNTIF 检查，把出现两次的 SKU 标出来。
- 条码按文本存储，否则 Excel 会去掉开头的零，或者把长数字变成科学计数法。
- 必填单元格为空时，不允许这一行变成“在售”状态。
给每一行加一个“最近核对日期”，每年复查一次超过一年没有核对的行。商品主数据表会悄无声息地过时，就像价目表一样。
谁可以修改
指定一位负责人和一位代理人。各仓库通过一份简短、固定的表单申请新增商品：建议的名称、单位、每箱件数和一张照片。负责人按条码和名称在主数据表里查一遍，确认没有重复，然后分配 SKU、录入这一行，再通知所有人。用一份变更记录保存历史：日期、SKU、字段、旧值、新值和原因。除负责人之外，别人不得修改主数据表，各仓库使用只读副本。
各仓库怎样使用它
每个仓库的库存表按 SKU 从主数据表取名称和单位，而不是自己保留一份私人的副本。在固定的时间发布新版本，比如每周一，文件名里写上日期。盘点时，冻结其中一个版本，并告诉所有人用的是哪一个。仓库发现某条记录有误，比如每箱件数不对，就把更正发给负责人，而不是只改自己的那份副本，这样更正会随着下一个版本送到每一个仓库。
一个带数字的例子
假设三个仓库的清单分别有 480 行、455 行和 510 行。按条码合并并去重之后，发现一共是 540 种不同的商品，其中 38 种在不同的清单里使用了不同的计量单位：一个按箱，另一个按件。无论货架上点得多仔细，这 38 种恰好就是合并盘点时会出现虚假差异的商品。一张主数据表，每种商品只有一个单位，在任何人拿起扫描设备之前，就把这些问题消除了。
从小处开始，只留一位负责人
不要第一天就设计四十列。先拿出货最快的一百个 SKU，只做必填的那几列，运行一个月，再逐步扩展。一张人人都用的小表，胜过一张没人信任的大表。每月查看一次变更记录：总是被改来改去的字段，就是需要加规则、做下拉列表或者把定义写清楚的字段。
商品主数据表可以放在共享表格里，也可以放在 1C 中，用什么工具远不如纪律重要。毁掉主数据表的有两件事：没人负责，以及大家为了“以防万一”保留自己的私人副本。一旦出现第二份副本，您就又有了两份清单。
InventoryHub 在盘点前会建立供应商、平台与账面编码的对照表，并把它交给您，供日后入库和下次盘点继续使用。它也是建立您自己的主数据表的一个好起点。